Déroulement de l’Assemblée générale de la copropriété.

Au cours de ces article, je vais tenter  de vous expliquer les points nécessaires pour comprendre et appréhender le déroulement d’une Assemblée Générale des copropriétaires.

Les points abordés tiendront compte de la nouvelle réglementation en vigueur dès le 1^er juin 2020, issue de l’ordonnance du 30 octobre 2019.

PARTIE 1:

La feuille de présence et le bureau de séance.

Dans cet article, il sera décrit les spécificités de la feuille de présence de l’assemblée générale ainsi que le bureau de séance.

 

La feuille de présence.

En début de séance, tous les copropriétaires présents ou leur représentant, doivent se faire recenser en signant la feuille de présence. Elle doit être établie à chaque assemblée générale (AG) et signée par tous les participants. Elle sera ensuite certifiée exacte par le président de séance désigné par l’AG (art.14 du décret de 1967). La feuille de présence permet de déterminer le nombre et les tantièmes des votants. Cela permettra de contrôler la régularité de l’AG.
La feuille de présence est un élément important ; son absence peut être un motif d’annulation de l’AG en justice. Il en est de même si elle ne contient pas toutes les mentions exigées par la loi. La feuille de présence peut être tenue sous la forme électronique (art.14 du décret de 1967 et art.1316-1 du code civil).

La feuille de présence indique le nom et le domicile de tous les copropriétaires et, le cas échéant de leur représentant (art.14 du décret de 1967). Elle précise également le nombre de voix dont dispose chaque votant. Il faut tenir compte, s’il y a lieu, de la réduction des voix d’un copropriétaire majoritaire. Si une question figurant à l’ordre du jour ne requiert que le vote de copropriétaires concernés (on parle de « spécialisation des votes) la feuille de présence doit en tenir compte pour l’indication du nombre de voix. La feuille de présence doit encore mentionner le total des voix dont dispose chaque mandataire ayant reçu plus de trois procurations. Cela permet de vérifier si la règle des 10% a bien été respectée. Pour finir, la feuille de présence indique couramment les numéros des lots appartenant aux copropriétaires, mais ce n’est pas obligatoire (CA de Paris, 23ème ch. B, du 17.3.2005, n°04-10905).

Contrairement à ce que vous avez pu entendre, la feuille de présence n’est pas un document confidentiel. Tout copropriétaire peut la consulter pendant la durée de l’AG. Elle doit être ensuite annexée au compte rendu de la séance et être conservée par le syndic dans le registre des procès- verbaux. Le syndic n’est pas tenu d’adresser une copie de la feuille de présence à l’ensemble des copropriétaires. En revanche, tout copropriétaire peut en obtenir une copie et cela gratuitement (cass. Civ. 3ème du 01.12.2009, n°05-20140). Il est à noter que le règlement de copropriété peut prévoir des frais à la charge du demandeur.

Le syndic ne pourra en aucun cas refusé la communication de la feuille de présence à un copropriétaire en invoquant une atteinte à la vie privée des copropriétaires du fait que leur adresse figure sur ce document (CA d’Aix- en – Provence du 19.03.2010, n°2010-107 ; CA de Rennes, 4^ème ch. Du 06.06.2013, n°11-07662).

Un retardataire peut participer à une assemblée générale. Il devra impérativement signer la feuille de présence à son arrivée. Il devra être noter son heure d’arrivée. Cela est très important pour pouvoir être considéré comme défaillant avant son arrivée ; ce qui lui permettra de contester s’il estime qu’une irrégularité a été commise lors des résolutions adoptées avant qu’il ne soit présent. En effet, seuls les copropriétaires défaillants (absents ou non représentés) ou opposants peuvent contester les délibérations de l’assemblée générale (cela sera abordé dans un autre bulletin d’informations).

 

Le bureau de séance.

En début de séance, les copropriétaires doivent élire le bureau de séance. Il est composé du président de séance, du ou des scrutateurs, et du secrétaire de séance.

Le président de séance.

En début de séance, l’assemblée doit désigner son président à la majorité de l’article 24 de la loi de 1965. Le procès- verbal de l’AG doit indiquer les conditions de son élection ; sans cela, l’assemblée peut être annulée (cass. Civ. 3ème du 22.09.2009, n° 08-19-19533). Toute résolution qui serait adoptée avant sa nomination ne serait pas valable.

Le président de séance doit être copropriétaire de l’immeuble. Le syndic ne peut pas être président de séance, ainsi que son concubin, ses ascendants ou descendants, son conjoints, son partenaire de pacs. Sont également exclus les préposés du syndic, leur conjoint, descendants, ascendants, concubin, partenaire de pacs. L’interdiction vise également l’administrateur provisoire nommé par le tribunal Si cela n’est pas respecté, l’assemblée peut être annulée, même si le propriétaire qui conteste cela a participé à la séance sans protester. En revanche, le syndic a la possibilité de présenter l’ordre du jour de l’AG et de participer aux débats (cass. Civ. 3ème du 28.03.1990, n°88-16259).

Le rôle du président de séance n’est pas purement honorifique. La loi de 1965 est muette sur ces attributions. L’ex- Commission relative à la copropriété a indiqué les tâches qui lui incombent.
Avant l’ouverture des débats, le président doit s’assurer que la convocation à l’AG a été faite dans le délai légal, et que les documents nécessaires à l’information des copropriétaires ont bien été adressés avec l’ordre du jour. Il contrôle également le pouvoir des mandataires et certifie exacte la feuille de présence.

Une fois la séance ouverte, le président anime les débats. Il lit les résolutions et rappelle les majorités requises, puis il fait procéder au vote des questions. Il doit veiller à ce que le procès- verbal a bien était rédigé conformément au déroulement de l’AG.

Les scrutateurs.

Les scrutateurs assistent le président de séance. Ils signent également le procès- verbal. Le règlement de copropriété peut préciser le nombre de scrutateur à élire pour l’assemblée. Cette disposition devra alors être respectée sous peine de nullité de l’AG (CA de Paris, pôle 4, du 05.12.2012, n°10-20505).

Le secrétaire.

Normalement, le syndic est la plupart du temps secrétaire. Il établit le procès- verbal qui sera par la suite, adressé aux copropriétaires. L’AG peut décider de désigner une autre personne (à l’exception du Président de séance sous peine de nullité de l’AG); solution conseillée lorsque l’assemblée est réunie pour élire un successeur au syndic en place.

Un vote global est interdit pour la désignation du bureau de séance.

 

En espérant que cet article vous a aidé. Si vous avez des questions, n’ hésitez pas à nous contacter.

 

Le prochain article traitera du décompte des voix lors des votes et des majorités requises.