Les comptes de la copropriété.

Premièrement,  rappelons que le contrôle des comptes de la copropriété est une des missions du conseil syndical, et cela, à partir du contrôle des documents comptables, les annexes; ce qui n’est parfois pas évident lorsqu’on est pas du métier.

A travers cet article, nous allons tenter de vous expliquer les annexes comptables que doit vous joindre le syndic avec la convocation à l’ordre du jour; documents qui vous permettra d’approuver les comptes de l’exercice comptable achevé et le budget prévisionnel.

Annexe comptable 1: Le compte de la copropriété de l’état financier de la copropriété.

L’état financier permet de connaître la situation financière du syndicat après la répartition des dépenses entre les copropriétaires.

Cette annexe représente une synthèse de la situation de trésorerie du syndicat et l’état de ses créance et de ses dettes.

La trésorerie est composée des fonds que la copropriété décide de placer, de ceux disponibles sur le ou les comptes du syndicat et des liquidités pour les menues réparations.

L’état financier permet de connaître le montant des liquidités que la copropriété a et ses fonds “théoriques” (provisions et avances).

Allons plus en détails

Tout d’abord examinons le comptes de la copropriété “avances et provisions”. Il correspond aux capitaux dont dispose le syndicat des copropriétaires. Autrement dit, l’ensemble des provisions et avances constituées par la copropriété suite aux différents appels de fonds conformément aux résolutions votées par l’assemblée générale.

Le compte situation de trésorerie: correspond à la trésorerie dont dispose le syndicat de copropriétaires à la clôture des comptes. Le compte 50 correspond à la Banque fonds placés et le compte 51 correspond à la Banque compte courant. Le compte 53 correspond à la Caisse, c’est-à-dire les liquidités mises à disposition (gardien, conseil syndical) pour effectuer de menues dépenses.

L’état des dettes présente les dettes que le syndicat des copropriétaires à vis-à-vis de tous les tiers.

Lorsque vous analysez l’état financier, trois points doivent attirer votre attention:

Le compte de la copropriété “d’attente”.

Toutes les sommes transitant dans les comptes de la copropriété, doivent être “affectées” à la fin de chaque exercice. Le compte d’attente doit être soldé. Dans le cas contraire, il est recommandé de nous questionner sur l’origine de ce que le compte d’attente contient.

Les comptes de la copropriété de “régularisation”.

Ils reprennent  les sommes perçues ou payées d’avance concernant un autre exercice. Vous pourrez vérifier ce que ces sommes sont devenues et si elles n’ont pas été comptabilisées à tord sur deux exercices.

La dépréciation des comptes tiers.

Ce compte vous permet de mesurer les impayés que la copropriété devra prendre en charge.

Annexe comptable 2: Le compte de la copropriété de gestion générale.

Le compte de gestion général récapitule les recettes et les dépenses par nature (ascenseurs, chauffage…); les produits et les charges pour opérations courantes et exceptionnelles y sont distingués.

Les informations dans ce tableaux seront reprises dans deux autres annexes.

L’année N-1 correspond à l’exercice comptable précédent celui à approuver.

N est l’année dont les comptes sont à approuver (et non l’année en cours).

N+1 correspond au budget prévisionnel de l’année en cours. C’est sur ce budget que sont affectés les appels de fonds.

L’année N+2 est l’année future dont il faudra voter le budget prévisionnel.

Dans cette annexe, les charges sont regroupées par nature.

Notons que les produits sont les sommes appelées ou dues, et qui doivent donc être réglées. Les recettes sont les sommes réellement encaissées.

Annexe comptable 3: Le compte de copropriété de gestion pour opérations courantes.

Elle reprend les opérations figurant dans la première partie de l’annexe 2, mais elles sont présentées ici dans l’ordre des catégories et rubriques de répartition.

En d’autres termes, ces comptes vous présentent les charges selon leur spécialisation, qui dépendent du règlement de copropriété (charges communes générales, charges bâtiments, ascenseur…).

Cette annexe vous sera plus utile que l’annexe 2; vous pourrez y vérifier le coût de chaque poste de dépenses et l’adéquation entre les charges réclamées et les sommes dépensées.

Elle permet d’analyser les montants et l’évolution des charges courantes de votre copropriété sur 4 ans: N-1, N, N+1, N+2. Elle permet d’identifier et de prendre en compte les sommes appelées qui ont été affectées à un poste de charges. La copropriété pourra alors décider de l’affectation des sommes appelées, de les diminuer ou de les augmenter.

Annexe comptable 4: Le compte de la copropriété de gestion pour gros travaux et opérations exceptionnelles.

Cette annexe récapitule les charges pour gros travaux votées hors budget prévisionnel, qui ont été réalisées lors de l’exercice à approuver.

Egalement, cette annexe présente les interventions effectuées à l’initiative du syndic telles que par exemple que des travaux urgents.

Annexe comptable 5: Le compte de la copropriété de l’état des travaux en cours.

L’assemblée générale peut décider que des gros travaux soient sur plusieurs exercices comptables. Cette annexe vous permet de connaître l’avancement à la fin de chaque exercice; ce que nous devons vous notifier.

Cette annexe vous détaille, opération par opération, l’état d’avancement des gros travaux et les interventions exceptionnelles non terminées en fin d’exercice.

Ainsi, la copropriété peut comparer les travaux votés en assemblée générale, c’est-à-dire ceux qui ont été réalisés et dépensés, de ceux restant à réaliser et à dépenser.

La partie “solde en attente” de cette annexe informe de la différence entre les fonds reçus et le montant des travaux à réalisés.

 

L’étude de ces annexes comptables permet d’avoir une vue précise des postes de charges. Pour aller plus loin, l’analyse du grand livre est recommandée.

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